Unsere 2021 in Heidelberg begonnene Workshop-Reihe zur Benutzung von INEX und IMA haben wir in diesem Jahr erfolgreich fortgesetzt. An den Standorten Rostock, Heidelberg, Leipzig, Augsburg, Hamburg und Hagen trafen wir dank der Unterstützung der Maklerbetreuer der Invers GmbH auf sehr aktive IMA- und INEX-Anwender und konnten zahlreiche Anregungen und Verbesserungsvorschläge sammeln.
Mit dem INEX können Versicherungsmakler BiPRO-Daten der Gesellschaften und Maklerpools, wie zum Beispiel die Maklerpost, abrufen und in ihr Maklerverwaltungsprogramm importieren. Ein innovatives Maklerverwaltungsprogramm ist der Inveda Makler Assistent (IMA), der allen an den Maklerpool Invers angebundenen Maklern kostenlos zur Verfügung gestellt wird. Die Integration des INEX in den IMA ist besonders komfortabel und reibungslos, weil beide Systems die selben Formate beim Speichern der Daten verwenden. Durch die Integration in den Cloud-Dienst IMASync gelangen die Daten über eine sichere Verbindung besonders einfach in den IMA.
Der INEX-Dienst wird von der Inveda.net GmbH seit November 2019 angeboten. Seit dem wurde der Service stetig ausgebaut. Auf den Workshops war es besonders interessant, zu erfahren, welche Pfade die Anwender in der Software beschreiten und wo die Digitalisierung noch Probleme im Alltag bereitet. Letztendlich ist die Digitalisierung für alle eine große Herausforderung. Zum einen werden gewohnte Abläufe durch die Umsetzung in Software in Frage gestellt, auf der anderen Seite muss beim Umsetzen der Arbeitsabläufe in Software darauf geachtet werden, dass es die Alltagsaufgaben nicht behindert. Im Folgenden wollen wir eine Liste der wichtigsten Punkte wiedergeben, die wir aus den Workshops mitgenommen haben und bereits umgesetzt sind.
Eigentum übertragen
Im IMA kann für Beratung und die digitale Antragsstrecke das Eigentum der Kunden verwaltet werden. Nicht immer ist die Zuordnung zu den Kunden eindeutig. Besonders im Bereich KFZ kann die Optimierung der Prämie die Entscheidung „Wer ist Fahrzeughalter“ beeinflussen. Anfang des Jahres haben wir deshalb eine Möglichkeit im IMA integriert, mit der Eigentum an andere Personen übertragen werden kann. Es wird dabei eine Kopie erstellt, um die Verknüpfungen mit bestehenden Verträgen, Anträgen oder Dokumentationen nicht zu beeinflussen.
Rechtsklick in Vertragstabellen ausgebaut
In den Workshops haben wir gesehen, dass der Rechtsklick mit Maus eine gern genutzte Funktion ist. So haben wir in den Vertragstabellen beim Rechtsklick das aufgehende Menü um Funktionen wie „Schaden anlegen“, „Bestandsübertragung starten“ und „Nachricht an die Gesellschaft“ erweitert.
Zugeordnete INEX-Nachrichten archivieren
Die Nachrichten vom INEX, zum Beispiel die Maklerpost, wird im IMA den Kunden und Verträgen automatisch zugeordnet. Möchte man diese Nachrichten im Posteingang ausblenden, dann kann man diese per Rechtsklick archivieren. Damit dies automatisch für alle zugeordneten Nachrichten auf einmal geschieht, gibt es jetzt diese Funktion hinter dem Zahnrad oben rechts.
Bankverbindung auch aus bestehenden Verträgen und Anträgen übernehmen
Wir haben in den Workshops gesehen, dass nicht alle Makler die Bankverbindungen in den Kundenakten pflegen. Damit es bei neuen Anträgen einfacher ist, die Bankverbindung auszufüllen, bieten wir jetzt auch aus bestehenden Verträgen die Bankverbindung zur Übernahme an. Nach der Auslieferung folgte dann auch gleich eine Korrektur nach einem weiteren Workshop. Man sieht jetzt, welche Bankverbindungen aus der Kundenakte stammen, und welche aus bestehenden Verträgen angeboten werden.
Drucken von Schäden und Wiedervorlagen
Auch wenn unsere Software das Ziel hat, das papierlose Büro zu unterstützen, gibt es Situationen, in denen die Daten aus dem IMA auch mal zu Papier gebracht werden müssen. Die Möglichkeit des Druckens haben wir für die Wiedervorlagen und die Schäden nachgeholt.
Automatisches Anlegen von Schäden beim Import vom INEX
Über den INEX kann die Maklerpost in den IMA importiert werden. Wie wir gesehen haben, sind dabei ein nicht unwesentlicher Teil Briefe zu Schäden. Teilweise schicken uns die Gesellschaften mit der digitalen Maklerpost auch die Schadennummer mit. Wir haben deshalb den Import von Schäden ausgebaut. Aus den Nachrichten im Posteingang kann jetzt automatisch Schaden und Vertrag generiert oder zugeordnet werden.
Familienstand nicht mehr fest
Bisher hatte der IMA auf Grund der Zuordnung von Ehe- oder Lebenspartner automatisch darauf geschlossen, dass die Person verheiratet ist oder in Gemeinschaft lebt. Das hat sich als zu kompliziert bei der Antragserstellung herausgestellt, weil dort auf Grund einer verkürzten Ansicht der Kundenakte keine Funktion existiert, den Ehe- oder Lebenspartner zu ändern. Hier hat sich gezeigt, dass zu viele automatische Regeln in einer Software nicht immer von Vorteil sind. Wir haben deshalb beides voneinander entkoppelt und der Makler kann wieder entscheiden, wie der Status ist.
Archiv-Kunden
Die Gespräche bei den Workshops haben uns überzeugt und wir sind einem alten Wunsch nachgekommen. Die Kundendaten kennen jetzt nicht nur „Kontakt“ und „Kunde“, es gibt jetzt zusätzlich die Option „Archiv“. Damit kann man Personen markieren, die keine Kunden mehr sind.
Systemnachrichten in eigenem Bereich
Wenn über die digitale Antragsstrecke im IMA Anträge eingereicht werden, dann wird über sogenannte Systemnachrichten der Verarbeitungsstatus zurückübertragen. Der IMA kann diese Systemnachrichten automatisch verarbeiten und so zum Beispiel nach Policierung eines Antrags den zugehörigen Vertrag automatisch inklusive Vertragsnummer anlegen. Da durch die INEX-Integration der Posteingang intensiver genutzt wird, störten die Systemnachrichten hier und erscheinen deshalb jetzt unter einem extra Punkt der über das Menü erreichbar ist.
Verstorbene Kunden nicht im Ausdruck der Stammdaten von verknüpften Personen anzeigen
Das gehört auch zu der Kategorie, was dem Softwareentwickler nicht auffällt. Man kann im IMA erfassen, ob eine Person verstorben ist. Diese Personen tauchten aber trotzdem im Druck der Stammdaten von Familienmitgliedern weiterhin mit auf. Der Fehler wurde korrigiert.
Sparte und Anbieter in Verträgen nachträglich ändern
Bisher musste man Verträge neu anlegen, wenn man die zugeordnete Sparte oder den Anbieter ändern wollte. Das war für die Anwender mühsam und geht jetzt auch in bestehenden Verträgen. Zusätzlich haben wir sogenannte Obersparten wie Leben, Haftpflicht oder Kfz eingeführt. Durch den INEX-Import werden teilweise Daten geliefert, bei denen die Zuordnung zu einer genauen Sparte wie Privathaftpflicht oder zur richtigen WKZ bei Kfz-Verträgen nicht richtig gesetzt ist.
Wir sind natürlich weiter dabei, die vielen Wünsche unserer zahlreichen IMA- und INEX-Nutzer umzusetzen. Anregungen und Wünsche können auch gerne in unserem Forum hinterlassen werden.